Zasnivanje novog radnog odnosa za svakog čoveka predstavlja susret s novim i nepoznatim. Taj susret može biti ugodan, popraćen prijatnim događajima i doživljajima, ali i stresan, popraćen neprijatnostima i frustracijom. Novoprimljeni radnik se često nađe u nepoznatoj sredini okružen ljudima koje ne zna. Da bi ispunio lične ali i organizacione ciljeve, pridošlica mora na samom početku da stekne saznanja o osnovnim činjenicama o organizaciji, kao što su: uslovi rada, uslovi za napredovanje, mogućnosti za stručno usavršavanje i razvoj karijere, pravila ponašanja, prava i obaveze, ljudi s kojima će raditi, prilike koje vladaju u organizaciji i njenom okruženju, standardi, vrednosti i slično. Drugim rečima, novoprimljeni radnik mora da se upozna s novom organizacijom i načinom na koji ona funkcioniše da bi joj se što lakše prilagodio. Taj proces prilagođavanja novih radnika organizaciji naziva se organizaciona socijalizacija. Radi se o procesu u kome, pored radnika, učestvuje i organizacija i čiji uspeh zavisi od obiju strana. Orijentacija zaposlenih predstvavlja samo jednu komponentu procesa socijalizacije novih radnika. Ona pruža novoprimljenim radnicima samo osnovne informacije o poslodavcu i najneophodnije informacije za obavljanje posla.

Uprkos mnogobrojnim koristima od uspešne socijalizacije i orijentacije (identifikovanje potreba za treningom i usavršavanjem, zadovoljstvo novozaposlenih, bolji učinak i lojalnost, izbegavanje ponovnih troškova regrutacije, selekcije i treniga, i slično), pojedine organizacije se ne angažuju dovoljno u pomaganju novom članu kolektiva da se što lakše, jednostavnije i bezbolnije integriše u novu radnu sredinu. Često se dešava da su novi radnici prepušteni sami sebi i da ne dobijaju skoro nikakvu pomoć od organizacije. Očekivati od neplivača da nauči da pliva i postane dobar plivač smo zato što ste ga ubacili u duboku vodu, pritom mu ne ponudivši nikakvu drugu pomoć, najblaže rečeno – smešno je.

Socijalizacija je kompleksan proces za čije sprovođenje je neophodno relativno dosta vremena. Proces socijalizacije počinje još u samoj fazi selekcije, gdje se kandidati susreću sa organizacijom i upoznaju sa pojedinostima o njenom poslovanju. Socijalizacija se, nadalje, nastavlja po prijemu uspešnih kandidata u radni odnos ali i prilikom njihovog unapređenja na nove pozicije ili premeštanja u nove organizacione delove.

Faze socijalizacije i orijentacije

Kao i svi ostali procesi, tako se i proces socijalizacije i orijentacije odvija u nekoliko međusobno povezanih faza. U stručnoj literaturi se najčešće pominju sledeće tri faze: 1) pripremna faza, 2) faza suočavanja i 3) faza integracije[1].

Pripremna faza               

Pripremna faza ili faza predviđanja počinje još u samom procesu selekcije, odnosno pre samog stupanja u radni odnos, kada zaposleni dolazi do informacija o organizaciji i upražnjenom radnom mestu. Do informacija se može doći na različite načine: putem oglasa, odnosno konkursa, kompanijskih brošura i kataloga, Interneta, agencija za zapošljvanje, različitih izveštaja i drugih dokumenata, preko kadrovske službe i slično. U interesu je organizacije da tražene informacije učini dostupnim i da ih ne iskrivljuje i ne ulepšava, već da ih prikaže realno, onakvima kakve jesu. Impresije stečene na osnovu ovih informacija utiču na očekivanja kandidata, a po stupanju u radni odnos – i na njihovo ponašanje.

Faza suočavanja

Faza suočavanja ili faza susreta počinje formalnim stupanjem na rad odabranog kandidata. Suočavanje, odnosno susret s novom radnom sredinom, novim pravilima ponašanja, novim obavezama i novim ljudima stvara kod svakog čoveka određenu dozu straha da neće uspeti odgovoriti svim izazovima, ali i  želju  za dokazivanjem. U ovoj fazi zaposleni dolazi do saznanja da li su očekivanja koja je gajio pre stupanja na rad realna i da li su informacije do kojih je došao istinite ili ne.

U toku ove faze zaposleni pokušava izbalansirati i odvojiti svoj privatni život od poslovnog, rešiti eventualne konflikte koji se mogu pojaviti između njega i drugih zaposlenih, upoznati se s poslom i priviknuti se na novu radnu sredinu i, ono što je možda i najvažnije, osposobiti se, putem različitih vidova treninga, za uspešno obavljanje posla i postizanje optimalnih rezultata.

Faza suočavanja obuhvata niz aktivnosti koje se ne smiju zanemariti ukoliko organizacija želi da proces socijalizacije i orijentacije uspe. Pre svega, misli se na:

• obaveštavanje neposrednih saradnika i ostalih zaposlenih o prijemu novih radnika i poslovima koje će obavljati,
• pripremu radnog mesta (prostor i oprema za rad),
• pripremu dočeka i dobrodošlice novim radnicima,
• upoznavanje novih radnika sa radnim kolegama, podređenima i nadređenima, kao i menadžerskom strukturom organizacije,
• upoznavanje sa pravima i obavezama, propisima i pravilima,
• upoznavanje sa poslovnom i razvojnom politikom organizacije,
• određivanje potrebe za obukom zaposlenog i slično.

Svesne važnosti pravilnog sprovođenja procesa socijalizacije i orijentacije, mnoge japanske kompanije idu tako daleko da za svoje novozaposlene, čak i pre formalnog stupanja na rad, organizuju druženja i sportske manifestacije u kojima, pored novih radnika, učestvuju i stariji članovi kolektiva (radnici i menadžeri) da bi pomogli novim kolegama da se što lakše i bezbolnije integrišu u novu sredinu.

Faza integracije              

Faza integracije ili faza promjene i akvizicije je poslednja faza procesa selekcije i orijentacije. U ovoj fazi, kako joj i samo ime kaže, novozaposleni se u potpunosti integrišu u organizaciju. Ta integracija podrazumeva ovladavanje i prihvatanje svih normi i standarda u vezi sa radnim mestom i organizacijom. Zaposleni koji uspešno prođu kroz ovu fazu najverovatnije će biti zadovoljni ne samo svojim radnim mestom i organizacijom već i svim onim mogućnostima koje im se pružaju.

Uspešna integracija novoprimljenih radnika je bitan preduslov za sprečavanje neželjene i nepotrebne fluktuacije, podizanje motivacije na nivo koji će zadovoljiti i individualne i organizacione ciljeve, stvaranje pretpostavke za dalji individualni razvoj svakog zaposlenog i slično.

Oblici orijentacije i osposobljavanja za samostalan rad

Oblici orijentacije, odnosno osposobljavanja novozaposlenih za samostalan rad mogu biti 1) grupni i individualni i 2) formalni i neformalni[2].

Grupni oblici orijentacije se koriste u slučaju prijema većeg broja radnika. Oni se, u većini slučajeva, implementiraju po posebno određenim i prilagođenim obrazovnim programima i predstavljaju neki vid početne obuke zaposlenih za samostalno obavljanje radnih obaveza.

Nasuprot grupnim oblicima orijentacije javljaju se individualni oblici orijentacije koji se odnose na orijentaciju i osposobljavanje pojedinaca u kolektivu. Novozaposlenom radniku se dodeljuje stariji i iskusniji kolega, mentor, koji ga upoznaje s poslom i načinom rada i prati njegovo napredovanje i ponašanje u novoj sredini. Mentorov cilj je da za što kraće vreme pomogne novom kolegi da se što pre integriše u novu radnu sredinu i osposobi za samostalan rad. Mentorstvo ima brojne prednosti, ali i nedostatke. Najznačajnije prednosti su:

• pružanje podrške i sigurnosti novim članovima organizacije;
• brže i kvalitetnije osposobljavanje novozaposlenih za rad na novim poslovima;
• procenjivanje znanja, sposobnosti i drugih potencijala novozaposlenih, kako bi adekvatnije trasirali puteve njihovog daljeg razvoja i tretmana itd.

Nedostaci mentorskog načina orijentacije i osposobljavanja za samostalan rad jesu sledeće pojave:

• mogućnost izbora nekompetentne osobe za mentora (nedostatak iskustva, nedovoljno poznavanje posla, nesposobnost za prenošenje svog znanja na druge, netaktičnost, neodmerenost i slično);
• mogućnost izbijanja konflikta između mentora i novozaposlenog, uglavnom kada potencijali novozaposlenog prevazilaze mentorove mogućnosti i sposobnosti;
• mogućnost izazivanja i podsticanja negativnih reakcija i negativnog raspoloženja prema novozaposlenom, naročito u slučaju mentorove procene da mu novi član organizacije vremenom može ozbiljno ugroziti stečene pozicije;
• mogućnost prevelikog i neodmerenog nametanja mentorskih shvatanja, stavova i pristupa i ograničavanja kreativnih sposobnosti novozaposlenog.[3]

Formalni oblici orijentacije se oslanjaju na jasno definisane programe integracije novozaposlenih radnika. Aktuelni su u procesu socijalizacije i orijentacije menadžera i drugih visokoobrazovanih kadrova.

Neformalni oblici orijentacije podrazumevaju rutinske forme orijentacije koje se ne oslanjaju na definisane programe integracije zaposlenih. Koriste se prilikom popunjavanja jednostavnijih i manje zahtevnih radnih mesta.

Specifični uslovi sprovođenja procesa orijentacije

Proces orijentacije se ne obavlja uvek na isti način. Postoje određene situacije kada menadžment mora da modifikuje postojeće programe kako bi odgovorio trenutnim uslovima i potrebama. Tako, na primer, kada je reč o diverzitetu radne snage, proces orijentacije u jednonacionalnoj radnoj sredini razlikuje se od procesa orijentacije koji se obavlja u multietničkoj sredini i slično. Pored diverziteta radne snage, sledeća dva faktora, takođe, utiču na sprovođenja procesa orijentacije: veći broj lokacija na kojima organizacija deluje i  spajanje dviju organizacija ili preuzimanje jedne od strane druge.

 Diverzitet radne snage predstavlja veliki izazov za organizaciju u toku procesa orijentacije novozaposlenih. Izazov je veći za one organizacije koje u prethodnom periodu nisu imale radnike različite verske, nacionalne, rasne ili neke druge pripadnosti. Pojedine vrednosti, shvatanja i ubeđenja koja vladaju u organizaciji i koja su svakidašnja pojava za njih mogu biti u potpunosti novi, pa čak i neshvatljivi ili neprihvatljivi oblici ponašanja i razmišljanja. Stoga je izuzetno važno novoprimljenim radnicima objasniti da mogu očekivati različite ili neobične reakcije starijih kolega na razlike u poreklu. Isto tako, neophodno je ukazati na to koje su reakcije dozvoljene, a koje predstavljaju kršenje ljudskih prava, te na koji način treba da reaguju ukoliko dođe do neželjenih reakcija i ponašanja.

Proces orijentacije, takođe, može biti otežan ukoliko organizacija posluje na više različitih lokacija. Novim radnicima se treba objasniti koje su to lokacije, koja je njihova uloga i na koji način funkcionišu. Poželjno je da pridošlice obiđu i ostale lokacije kako bi stekle što potpuniju sliku o poslovanju organizacije. Međutim, u većini slučajeva to nije izvodljivo zbog velike udaljenosti između lokacija ili njihovog velikog broja (multinacionalne kompanije koje posluju na mnogim lokacijama, najčešće u nekoliko država na svetu). Pojavom i masovnom upotrebom Interneta ovaj problem, u današnje vreme, postaje beznačajan jer su sve informacije o organizaciji (iz svih organizaionih delova i sa svih lokacija) podjednako dostupne svim zaposlenim bez obzira na kojoj lokaciji se nalaze.

Kada je reč o organizacijama koje su u skorije vreme nastale spajanjem dviju organizacija ili preuzimanjem jedne organizacije od strane druge, novoprimljenim radnicima je neophodno pružiti sve informacije i detalje o procesu i razlozima spajanja, odnosno preuzimanja, kao i sve relevantne informacije o eventualno nerešenim problemima nastali promjenom organizacione strukture, a koji mogu na bilo koji način uticati na njihovo vršenje radne obaveze. Pored toga, neophodno je da i ”stariji” radnici prođu neki oblik ponovnog orijentisanja i socijalizovanja jer će se organizaciona kultura i klima u novonastaloj organizaciji zasigurno razlikovati od prethodne.

Programi procesa orijentacije zaposlenih

Programi orijentacije se dizajniraju kako bi se novoprimljenim radnicima olakšalo upoznavanje sa poslom, saradnicima, nadređenima, kao i samom organizacijom. Primenjuju se u svim organizacijama, bez obzira na njihovu veličinu, a njihovi ciljevi uključuju:

• pomoć novozaposlenima u sticanju neophodnih znanja i usvajanju poželjnog vida ponašanja kako bi brže bili prihvaćeni u organizaciji,
• smanjenje stresa i napetosti kod novozaposlenih,
• smanjenje početnih troškova,
• ohrabrivanje novozaposlenih na trening i obrazovanje,
• smanjenje fluktuacije radne snage,
• smanjenje vremena potrebnog za integrisanje novozaposlenih i slično.

Problemi s programima orijentacije

Uspeh procesa orijentacije zavisi od kvaliteta programa orijentacije i njegove implementacije. Kao i kod implementcije bilo koje druge vrste programa, tako se i kod primene programa orijentacije javljaju određeni problemi.

Glavni i najčešći problem je prekomerna količina informacija koje se prezentuju novozaposlenima u veoma kratkom vremenskom periodu, koji u velikom broju organizacija traje samo jedan dan. Tog dana, novozaposleni su preplavljeni različitim vrstama formulara koje moraju popuniti, informacijama koje su menadžerima ”neophodne” za započinjanje posla i slično. Pri tom se zaboravlja na činjenicu da je ljudski um ograničen i da ne može apsorbovati sve ono što je rečeno ili prikazano. Pored toga što su preplavljeni bujicom informacija, novozaposleni radnici su često prinuđeni da postavljaju pitanja na koja nisu dobili odgovore u toku prezentacije, a koja smatraju izuzetno bitnim za uspešno obavljanje novog posla. Prilikom određivanja vrste i dinamike prezentovanja informacija, menadžment bi trebalo da odredi koje informacije su zaista neophodne na samom početku, koje se mogu prezentovati ”u hodu” u bliskoj budućnosti, a koje su u potpunosti irelevantne za obavljanje pojedinih poslova.

Procenjivanje programa orijentacije

Kako bi bili sigurni da će programi orijentacije odgovoriti svim zahtevima i potrebama novih radnika, potrebno je izvršiti njihovu detaljnu procenu. Postoje tri pristupa koja se najčešće koriste u procesu ocjenjivanja programa orijentacije, a to su: 1) reakcija zaposlenih, 2) efekti socijalizacije i 3) analiza troškova i koristi[4].

Reakcija zaposlenih podrazumieva obavljanje razgovora s novim radnicima da bi se saznalo njihovo mišljenje o prednostima implementiranog programa orijentacije.

Efekti socijalizacije se utvrđuju procenjivanjem novih radnika u pravilnim vremenskim razmacima kako bi se ustanovio njihov napredak u razumevanju i prihvatanju verovanja, vrednosti i normi organizacije.

Analiza troškova i koristi sprovodi se poređenjem troškova orijentacije (priprema materijala i vreme utrošeno za orijentisanje novih radnika) sa koristima orijentacije (smanjenje broja grešaka u radu, stopa produktivnosti, nivo uspešnosti i slično).

Proces orijentacije menadžera

Procesu orijentacije menadžera u praksi se poklanja jako malo ili nimalo pažnje. Razlog zbog čega menadžeri najčešće ne prolaze kroz proces orijentacije jeste pretpostavka da oni znaju šta treba da rade. Takav stav prema orijentaciji menadžera može dovesti do niza problema zbog kojih organizacija može da snosi nepotrebne posledice.

S novim menadžerom se po dolasku u organizaciju treba razgovarati o svim onim pitanjima bitnim za efikasno obavljanje funkcije. Pre svega, misli se na stil rukovođenja koji, ukoliko se bitno razlikuje (u negativnom smislu) od stila njegovog prethodnika, može imati negativan uticaj ne samo na ponašanje zaposlenih već i na produktivnost i poslovne rezultate organizacije. Pored toga, zaposleni i saradnici ne žele radikalne promene (koje redovno prati smenu menadžera) i njih ni u kom slučaju ne intersuje kako je novi menadžer obavljao posao na starom radnom mestu, već kako ga obavlja i planira obavljati na sadašnjem. Po stupanju na funkciju, neophodno je definisati međusobna očekivanja – šta menadžer očekuje od organizacije, a šta organizacija od menadžera.

Ako menadžer počne vršiti svoju dužnost, a nema definisane odgovore na ova i mnoga druga pitanja, može doživeti razne frustracije, pa čak i napustiti funkciju. Stoga je zadatak organizacija da procesu orijentacije menadžera priđu vrlo ozbiljno. Samo tako će i organizacija i menadžer imati koristi.

 

 

 

B E L E Š K E  

[1] Kulić, dr Živko: citirano delo, str. 230.

[2] Isto, str. 233.

[3] Isto, str. 234.

[4] Dessler, Gary, Nina, D. Cole i Virginia, L. (Gini) Sutherland: citirano delo, str. 309. i 310.

 

 

Detaljnije u udžbeniku Menadžment ljudskih resursa